< mkb-info
Vraag: Mag ik een kopie van een paspoort bewaren?
Antwoord: De hoofdregel is dat het niet is toegestaan om een kopie van een paspoort of rijbewijs te bewaren!
Uitsluitend in bepaalde situaties is het toch toegestaan. Bijvoorbeeld bij klanten wanneer je onderneming onder de Wwft valt. Als het goed is, ben je er mee bekend of dit voor jouw onderneming geldt maar voor de zekerheid kun je deze lijst onder paragraaf 3.2 checken. Voor jouw werknemers is het zelfs een verplichting om een kopie van het identiteitsbewijs te bewaren.
Wwft
Op 21 juli 2020 is de Algemene leidraad Wwft (Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme) gepubliceerd. Deze leidraad geeft uitsluitsel over het vermeende verbod op het maken en bewaren van kopieën van identiteitsbewijzen.
Zoals je waarschijnlijk al weet, is het verplicht om vóór het aangaan van een professionele relatie met een potentiële klant een cliëntonderzoek te doen. Onderdeel van dit onderzoek is het identificeren van de klant en het verifiëren van de identiteit. De Wwft schrijft ook voor (in art 33) dat op een opvraagbare wijze gegevens zijn vastgelegd. Het betreft in ieder geval (voor natuurlijke personen) de volgende gegevens:
- Naam, voornamen, geboortedatum
- Adres en woonplaats
- Aard, nummer, datum en plaats van uitgifte van het document dat gebruikt is om de identiteit te verifiëren.
De gegevens genoemd onder 1 en 3 zijn allemaal terug te vinden op één bladzijde van het paspoort. Mag daarvan nu een kopie bewaard worden?
Ja, dat mag omdat de AVG in de “Richtsnoeren Identificatie en verificatie van persoonsgegevens” heeft opgenomen dat wanneer een wettelijke verplichting bestaat tot het vaststellen van de identiteit van de cliënt een kopie van het gecontroleerde identiteitsbewijs mag worden bewaard. En een cliëntonderzoek is een wettelijke plicht.
Uiteraard is het wel van belang dat wanneer deze kopieën digitaal bewaard worden, je zorg hebt gedragen voor een adequate beveiliging van het geautomatiseerde systeem.
Werknemer
Op basis van de Wet op de loonbelasting ben je als werkgever verplicht om een (digitale) kopie van het identiteitsbewijs in het personeelsdossier of loonadministratie te bewaren.
Doel kopie identiteitsbewijs
Je maakt een (digitale) kopie wanneer een werknemer in dienst treedt. Je kunt zo aantonen dat je je werknemer correct hebt geïdentificeerd en dat je werknemer legaal in Nederland verblijft.
De Inspectie SZW kan de kopie bij een controle opvragen.
Kijk voor meer informatie op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.
Snel naar:
MKBzaken
Eikenlaan 10a
3755 CP Eemnes
KvK 75427745
MKBzaken
Eikenlaan 10a
3755 CP Eemnes
KvK 75427745
